Dla niektórych delegacje są chlebem powszednim. Są częścią ich pracy, sposobem na zarabianie pieniędzy. Podchodzą więc do nich z dystansem. U innych wyjazdy firmowe wywołują stres, a oni sami nie bardzo wiedzą jak zabrać się do nich. To dla nich stworzyłem ten krótki poradnik. Jedźmy razem w tę Dell’egację.
Jak może wyglądać podróż służbowa?
Ktoś, kto nigdy nie był nigdy w podróży służbowej może mieć mylne wyobrażenie na jej temat. Być może i Tobie kojarzy się ona z formalnym, czy sztywnym nawet wyjazdem w towarzystwie tzw. kołnierzyków, gdzie obowiązują stroje formalne, spodnie na kant i obowiązkowo pantofle na stopach.
W trakcie wyjazdu panuje narzucona etykieta, a Ty kisisz się przez dzień cały w garniturze oraz koszuli zapiętej pod szyję, bo trzeba trzymać fason. Niektóre podróże faktycznie mogą tak wyglądać, lecz mam dobrą wiadomość – nigdy przez cały czas.
Zawsze jest chwila wytchnienia oraz element nieformalny – tak bardzo lubiany networking. Okazja do nawiązania znajomości, wrzucenia na luz. Ta część sprzyja budowaniu relacji oraz kładzeniu podwalin pod kolejne, ważniejsze, bardziej owocne rozmowy. Tak to już jest na tym świecie, że najlepsze interesy robi się z tymi, których znamy i którym ufamy.
Dlatego w podróż służbową dobrze jest zabrać coś oficjalnego i coś luźniejszego. Do tego szereg urządzeń wraz z akcesoriami, bo dzięki nim jesteś gotowy na każdą okazję. A co zrobić, by niczego nie zapomnieć? Tego dowiesz się właśnie teraz.
Przygotuj checklistę (lub nawet kilka)
Dobra organizacja to podstawa. Polecam więc checklisty – odręczne lub drukowane w postaci prostego arkusza Microsoft Excel. Ważne, by była czytelna i zawierała listę tego, co pojedzie z Tobą w podróż.
Dobrym pomysłem jest kilka różnych checklist. Jedne na krótkie wyjazdy powiązane z rozmową biznesową, nocą w hotelu i powrotem. Inne na zdecydowanie dłuższe wyjazdy, połączone z wizytą na lotniku oraz lotem międzykontynentalnym.
Co powinno znaleźć się na tej liście? Oczywiście minimum higieniczne (przybory, miniaturowe kosmetyki, bieliznę), ubrania, ale przede wszystkim spis sprzętu elektronicznego. Zgubienie pary spodni, nawet ulubionych, nie boli tak, jak pozostawienie tabletu, myszy, klawiatury, karty pamięci i tym podobnych.
Co w krótką podróż służbową?
Wyobraź sobie, że jedziesz w delegację do innego miasta. Zabierasz ze sobą laptopa, bo przecież na nim pracujesz, z niego wysyłasz maile, dzięki niemu masz dostęp do danych firmowych. Oprócz samego notebooka zabierz ze sobą:
- myszkę – najlepiej bezprzewodową, bo łatwiej się z nią pracuje niż z touchpadem,
- zapasową baterię do myszki – lubią wyczerpać się w najmniej oczekiwanym momencie,
- adapter portu wideo – Ty masz USB-C, lecz nigdy nie wiesz, czym dysponuje druga strona,
- klawiaturę – również polecam bezprzewodową, przydaje się, gdy chcesz lub musisz dużo pisać,
- ładowarkę do laptopa – tę oryginalną, żeby ratować wyczerpany akumulator,
- powerbank – koniecznie naładowany, a jego pojemność powinna wynosić przynajmniej dwukrotność baterii Twojego smartfona,
- ładowarkę ścienną z USB – może być nawet na USB-C z Power Delivery do szybkiego ładowania urządzeń (w tym laptopa),
- pendrive – sugeruję używać tych szyfrowanych, bo jeśli zginie, a będą na nim ważne dane…,
- klucz szyfrujący USB – coś, co chroni przed phishingiem, jak również przed nieautoryzowanym logowaniem do systemu. Chroni sprzęt także po kradzieży,
- torbę na laptopa – jeśli tylko nie sięgniesz po te najsmuklejsze, spakujesz do niej wszystko z tej listy, wliczając laptopa.
Dell ma w swojej ofercie większość z powyższych urządzeń – bez przeszkód skompletujesz cały zestaw.
Co zabrać na dłuższy wyjazd firmowy?
Wyjazd służbowy, który wiąże się z dłuższy pobytem, do tego do miejsc oddalonych o setki kilometrów, wymaga spakowania jeszcze paru drobiazgów. Ale zanim przystąpisz do tworzenia checklisty i układania sprzętu na stosie, usiądź i pomyśl na chłodno, dokąd właściwie jedziesz.
Dlaczego to takie ważne? Bo w innych krajach będą czekały gniazdka elektryczne o innym standardzie. Pojedziesz z klasyczną ładowarką i bęc! Niczego nie naładujesz. Dlatego też miej przy sobie:
- adapter podróżny – możliwie najbardziej uniwersalny, by mógł się pochwalić bogatą zgodnością z gniazdkami – odpada konieczność kupowania kilku różnych oraz wożenia ich ze sobą,
- myszka – ponownie polecam bezprzewodową, bo jest wygodniejsza
- klawiatura bezprzewodowa – lżejsza, wygodniejsza, lepsza w podróż
- zapas baterii-paluszków – nie polegaj na jednej sztuce, zabierz ich więcej, najwyżej wrócą,
- adapter – im bardziej uniwersalny, tym lepiej – przygotuj się na niekompatybilność sprzętową, której nie sposób przewidzieć,
- karty pamięci – polecam wziąć kilka, szczególnie gdy robisz dużo zdjęć na pamiątkę, będziesz mieć kilka kopii na wypadek zgubienia jednej lub jej uszkodzenia,
- ładowarka do laptopa – rzecz jasna oryginalna, by nie narażać baterii
- ładowarka ścienna GSM – ta do smartfona – adapter do gniazdka to tylko pośrednik, do niego podłączasz dopiero ładowarkę. Polecam modele zgodne z Power Delivery,
- słuchawki – o modelu sam decydujesz, jak masz te na Bluetooth, proszę bardzo – pilnuj ich tylko,
- powerbank – albo od razu dwa, by zabezpieczyć się od kradzieży ładowarki GSM – pojemność każdego powinna wynosić przynajmniej dwukrotność pojemności ogniw smartfona,
- pendrive – za granicą koniecznie szyfrowany,
- zapasowe kable USB – z pewnością te do ładowarek, by mieć jakiś w zapasie na wypadek zgubienia albo zniszczenia,
- klucz sprzętowy USB – nowe miejsce, nowe okoliczności, nietrudno paść ofiarą kradzieży w obcym kraju – zabezpiecz więc laptop kluczem USB.
Jak spakować się do samolotu?
Tu nie ma jednej, złotej i niezawodnej rady. Zawsze należy sprawdzać wytyczne linii lotniczej. Zawsze. To Ci pozwoli uniknąć wydatków na lotnisku oraz nieprzyjemności związanych z pospieszną reorganizacją bagażu.
W większości przypadków poza bagażem podręcznym, o zdefiniowanych wymiarach, można wejść na pokład z torebką, teczką lub torbą na laptopa. Wybieraj więc torby pakowne, by zmieścić w nich (poza laptopem) komplet gadżetów zręcznie poukładanych w kieszeniach oraz przegródkach.
