Aga Naplocha z The Awwwesomes oraz Design Practice, pisze, jak zorganizować kreatywne spotkania zespołowe, kiedy pracujemy online.
Zoom fatigue, czyli zmęczenie onlinowymi spotkaniami to coś, co pewnie każdy z nas doświadczył w trakcie lockdownu. Jak pokazują badania Pew Research Center ze stycznia 2022 roku, 37% osób, które pracują zdalnie, czuje przytłoczenie rozmowami wideo i spotkaniami online.
Szczęśliwie, biurowe życie zaczęło powoli wracać do normy, ale wielu z nas nadal pracuje zdalnie – z wyboru czy przymusu wynikającego ze zmiany firmy.
- Jak skutecznie i z przytupem rozpoczynać projekty, kiedy nasz zespół rozproszony jest na całym świecie?
- Jak wytworzyć zespołową nić, kiedy onlinowe spotkania to jedyna forma interakcji?
- Jak nie kręcić się w kółko i nie mielić tych samych wniosków w trakcie spotkania?
Mam odpowiedzi na te pytania!
Kick, czyli mocny kopniak
Bardzo często projekty w świecie IT rozpoczynają się od tzw. kick-offów. To nic innego jak dłuższe spotkanie, na które zaproszone są wszystkie osoby zaangażowane w dany projekt. Na kick-offie dowiadujemy się, jaki jest cel projektu, ile mamy czasu na jego wykonanie definiujemy, kiedy uznamy projekt za skończony i poznajemy członków oraz członkinie zespołu. Dzięki kick-offom zawiązuje się między osobami w zespole niewidzialny pakt, który buduje w nas poczucie, że wszyscy gramy do jednej bramki.
No dobra – to wszystko wydaje się oczywiste, prawda? No jasne! I niby nie ma w tym nic skomplikowanego, wszak setki korporacji dziennie zaczyna nowy projekt. „Chleb powszedni” – pomyślisz. Jednak ciągle słyszę o projektach, które zaczęły się nie tak, jak trzeba – po kilku godzinach spotkań, wielu mailach i interakcjach ciągle panuje chaos, ludzie, nie wiedzą, do kogo się odezwać i cała energia (tak ważna przy rozpoczęciu nowego etapu / projektu / zadania) momentalnie siada.
Jak podejść do kick-offu, żeby miał sens?
Moja ulubiona odpowiedź to: kreatywnie! Facylitacja warsztatów i spotkań online to niełatwa sztuka. Ale nie ma się co zrażać – wszak praktyka czyni mistrza! Nawet jeśli nie pełnisz w projekcie roli liderskiej, zawsze możesz zgłosić się do organizacji takiego spotkania i ustalenia agendy.
1. Przeprowadź icebreakers, czyli gry których nikt nie lubi, a potem wszyscy dobrze się bawią
- Miej otwartą głowę i inspiruj się innymi metodami z warsztatów czy gier, które pamiętasz chociażby z gier w szkole.
- Gry, które z pozoru wydają się infantylne, rozluźniają atmosferę i nas samych (zaczynamy się śmiać, a potem doskonale wiesz, co się dzieje – cała napinka puszcza i okazuje się, że ten chłopak, który łypał na wszystkich siedząc przy końcu stolika, jest spoko kolegą z zespołu i zaczyna bawić nas jego cyniczne poczucie humoru).
- Sprawdź książkę i stronę Gamestorming, na której znajdziesz szereg gier i metod oraz szablonów (np. na Miro) na poznanie się czy techniki burz mózgów.
- Bardzo lubię gry rozgrzewkowe, które z jednej strony rozluźniają osoby uczestniczące w spotkaniu, a z drugiej mają na celu przetestowanie narzędzia, z którego korzystamy w trakcie, czyli np. wirtualnej tablicy jak Miro czy FigJam. Takim zadaniem może być np. stworzenie okładki gazety w stylu „Fakt” czy „Superexpress” z naszą osobą a potem pokazanie jej zespołowi („Spalił klawiaturę, bo pisze najlepszy kod w mieście – Tomek programista z Malborka”). Dzięki temu trochę opowiadamy o sobie, przemycamy swoje poczucie humoru, a także mamy okazję przetestować same narzędzie (wklejamy obrazki, dodajemy tekst i poruszamy się po tablicy).
2. Stwórz jedno miejsce z dostępem do informacji
Projekt ma prawo zmienić swoje założenia, tak samo, jak zmieniają się zadania i role. Bez tzw. „source of truth” (źródła prawdy) trudno będzie utrzymać porządek w projekcie. Poniżej znajdziesz listę przydatnych narzędzi, w których możesz trzymać notatki.
3. Zamiast gadać – stwórz angażującą opowieść. „Slajdoza” i PowerPoint to coś, co warto ograniczyć do minimum.
Storytelling to umiejętność, którą powinni szlifować wszyscy – nie tylko osoby związane z filmem czy przemysłem rozrywkowym. Jeśli bierzesz udział w spotkaniu, przygotuj się! Od czego zacząć naukę storytellingu? Obserwuj, jak robi to Netflix, jak o markach opowiadają ich twórcy. Zainspiruj się i ćwicz! A jeśli szukasz konkretnych źródeł sprawdź na początek krótki i darmowy kurs od HubSpot. Szybko się przekonasz, że z odpowiednio zastosowanym storytellingiem utrzymasz uwagę całego zespołu.
4. Zorganizuj zdalną burzę mózgów lub kreatywne ćwiczenia
Badania Stanford pokazują, że wspólna praca zwiększa motywację. Dlatego nawet jeśli z pozoru jakieś zadania wydają Ci się nudne – poeksperymentuj i zrób z nich grupowy warsztat!
Kiedyś zorganizowałam warsztat online dla programistów. Moim celem była zmiana sposobu ich komunikacji o narzędziu – dotychczas opowiadali o aplikacji w bardzo techniczny sposób. Wymyśliłam szereg gier językowych i zadań dziennikarskich (!), które odkleiły ich od technicznych aspektów i postawiły akcent na użytkowników oraz ich potrzeby. Co ciekawe, programistom ogromnie podobała się zmiana perspektywy i byli wdzięczni, że mogli zrobić, coś innego, odświeżającego w ramach projektu. A co ważne, razem, w zespole (dotychczas każdy z nich samodzielnie „klepał kod” w oderwaniu od grupowej energii).
Warto obejrzeć też TED Talka „Czemu powinniśmy skończyć z hierarchią w pracy (Forget the pecking order at work)” Margaret Heffernan – „Co sprawia, że jedne grupy odnoszą więcej sukcesów i są bardziej wydajne od innych? To jest pytanie, które zespół z MIT wziął pod lupę. Zebrali setki ochotników, podzielili ich na grupy i postawili przed bardzo trudnymi problemami.”.
5. Naucz innych dzielić się inną perspektywą i uporządkuj proces podejmowania decyzji
Sprawdź metodę 6 kapeluszy myślowych (metodę kapeluszy Edwarda de Bono). To jedna z metod, która pozwala na rozwiązywanie problemów z ujęciem szerszej perspektywy. Określa się ją również jako jedną z technik myślenia lateralnego – „myślenie w bok, oznacza nowe, kreatywne i niestandardowe spojrzenie na sytuację, dostrzeżenie nowych możliwości, przeformułowanie problemu dające szansę rozwiązania go nowymi metodami.”
Każda z osób w zespole wciela się jedną z 6 ról, a każda z nich charakteryzuje się innym punktem widzenia:
- kapelusz biały – osoba ma być obiektywna i przedstawiać fakty, liczby i konkretne informacje,
- kapelusz żółty – osobę ma cechować optymistyczne nastawienie – ma dostrzegać same pozytywy i korzyści,
- kapelusz czerwony – w przeciwieństwie do koloru białego, osoba z tym kapeluszem opowiada o swoich emocjach i opiniach,
- kapelusz niebieski – to osoba, która jest obserwatorem – zbiera wnioski od pozostałych osób
- kapelusz zielony – osoba, która szuka nowych rozwiązań, połączeń i możliwości, generator pomysłów,
- Kolor czarny – to osoba z pesymistycznym nastawieniem, wytyka wady, krytykuje, szuka dziur w całym.
Każda z osób zespołu „zakłada inny kapelusz” – ważne jest to, żeby w danym momencie przyjąć tylko jedną perspektywę. Więcej, jak wykorzystać tę metodę w praktyce znajdziesz w artykule „What Are The Six Thinking Hats? And How to Use Them?”.
A jeśli będziecie się zmagać w zespole z priorytetyzacją zadań, wykorzystaj metodę MoSCoW.
Narzędzia, metody, „usprawniacze”
Uwielbiam eksperymentować z narzędziami. Czasem są dla mnie takim przedłużeniem interakcji. Dobrze zaprojektowane narzędzia mogą wpłynąć na większe zaangażowanie zespołu online.
1. FigJam / Miro – to wirtualne tablice, wzbogacone o różne funckjonalności takie jak licznik czasu, możliwość głosowania czy nawet przyklejania naklejek.
2. Remo – platforma do spotkań online, jeśli masz dosyć Zooma, to sprawdź ją koniecznie; na Remo siedzi się przy wirtualnych stołach (trochę jak w świecie The Sims), przetestowałam ją wielokrotnie podczas 3 konferencji online, które organizowałam i podczas wielu warsztatów – radość osób uczestniczących zawsze była duża! Niestety narzędzie jest płatne i nie jest to najmniejszy wydatek. Mimo wszystko polecam przetestować!
3. Notion – narzędzie do trzymania notatek i organizowania repozytorium wiedzy, to takie narzędzie onlinowego MacGyvera XXI wieku. Nie umiem bez niego żyć!
4. Spinner Wheel – strona www do losowania numerków niczym koło fortuny – wywołuje szeroki uśmiech wśród wszystkich osób biorących udział w warsztacie (bo w każdym z nas drzemie trochę dziecka!).
5. Gatheround – platforma do wirtualnych spotkań, losowo przydzielanych rozmówców i gier zespołowych online, świetnie sprawdza się też przy większych wydarzeniach czy spotkaniach.
6. Asana lub Trello – miejsce, gdzie możesz gromadzić zadania i śledzić postęp projektu.
Metody do definiowania problemu, pogłębiania rozwiązań i odkrywania „nowych rewirów”
1. 5 WHY’s (5 x dlaczego) – poprzez zadawanie pytań, drążymy problem i dochodzimy do sedna
2. How might we („Jak moglibyśmy …?”) – dzięki tej metodzie generujemy pomysły, otwieramy się na nowe perspektywy i nie krążymy tylko wokół jednego rozwiązania i problemu
3. Crazy 8’s (szalone ósemki) – metoda zaczerpnięta z Design Sprint, w której każdy z członków zespołu szkicuje 8 innych rozwiązań danego problemu w 8 minut,
Zainspiruj się też zbiorem Toolbox of Hyper Island („A resource kit you can use to apply creative collaboration and unleash potential in your team or organization.”), w którym znajdziesz super ciekawe metody i linki do pogłębienia swojej wiedzy odnośnie kreatywnych metod i procesów projektowych.
Trzymam kciuki za kreatywne spotkania! Warsztat online też może przynieść owocne rozwiązania!
Więcej o kreatywności, UX i projektowaniu dowiesz się z newslettera Aga – co tydzień w każdy piątek.
