W pracy zdalnej i prowadzeniu własnej firmy mierzymy się z problemem obiegu dokumentów, odbierania i wysyłania poczty, przygotowywania newsletterów czy po prostu prowadzenia spraw biurowo-administracyjnych, prawnych i marketingowych. Rozwiązaniem jest zatrudnienie wirtualnego asystenta. Na czym polega ta praca?
Wirtualna asystentka lub asystent może wykonywać szereg zadań koniecznych do prowadzenia Twojego biznesu. Najczęściej są to drobne prace biurowe: odpisywanie i wysyłanie maili, umawianie spotkań, obsługa kalendarza, pilnowanie i regulowanie płatności, wystawianie faktur czy prowadzenie social mediów. Zakres pracy takiej osoby (lub osób) zależy od wspólnych ustaleń. Może też być zmienny w kolejnych miesiącach, w zależności od potrzeb klienta.
Jeśli skorzystasz z firmy, a nie pojedynczego asystenta, wachlarz usług może być naprawdę szeroki. Większość takich firm ma na swoim pokładzie specjalistów od marketingu, prawników, osoby od prowadzenia social mediów, grafików czy copywriterów. W przypadku wyboru firmy możliwe, że nie będzie Cię obsługiwać jedna osoba, a różni pracownicy, którzy akurat będą w stanie zająć się Twoimi sprawami.
Zadania, którymi może zajmować się wirtualny asystent_ka:
- prowadzenie korespondencji mailowej i obsługa telefoniczna klientów,
- obsługa sklepu internetowego,
- tworzenie i wysyłka newslettera,
- obsługa klientów na czacie,
- przygotowywanie opisów produktów, ofert,
- prowadzenie profili w mediach społecznościowych,
- przygotowywanie grafik,
- research informacji,
- wsparcie przy tworzeniu kursów online,
- copywriting,
- transkrypcje, np. podcastów,
- aktualizacja informacji na stronie internetowej,
- aktualizacja istniejących lub tworzenie nowych baz danych,
- tworzenie i prowadzenie kampanii marketingowych, SEO
- montaż filmów video, obróbka zdjęć.
Wirtualny asystent czy asystentka funkcjonują też w ramach jednoosobowych działalności. Wtedy nie zatrudniamy firmy, a konkretną osobę. Plusem na pewno jest to, że naszych spraw pilnuje zawsze ta sama osoba i mamy w związku z tym bardziej indywidualny kontakt, a minusem mniejszy zakres zadań, którymi może się zająć.
Gdzie szukać wirtualnych asystentów i asystentek?
Istnieje wiele firm, które specjalizują się w usługach wirtualnych asystentów/asystentek – zarówno tych skupionych na pracy biurowej, jak i szerszym zakresie zadań, a także wiele osób działających w tym biznesie jako jednoosobowe działalności. Najlepiej skontaktować się z kilkoma takimi firmami lub freelancerami i porównać ich warunki. Przedstawmy przede wszystkim klarownie swoje oczekiwania. Warto więc wcześniej przemyśleć, w jakim zakresie, w jakim wymiarze czasowym i w czym potrzebujemy wsparcia. Praca asystentów rozliczana jest zazwyczaj według stawki godzinowej.
Kiedy już zdecydujemy się na konkretną firmę, podpisujemy umowę i dostajemy dostęp do panelu, w którym będziemy zlecać zadania, prowadzić bieżący kontakt z firmą i nadzorować prace.
Ile to kosztuje? Najbardziej korzystne finansowo są pakiety usług wirtualnych asystentów. Wtedy stawka godzinowa spada nawet do ok. 45 zł. Im mniej godzin, tym stawki są wyższe, ale ich maksimum to obecnie ok. 90 zł/godz. Część firm lub indywidualnych asystentek proponuje na start bezpłatne godziny próbne lub konsultacje. Warto z tego skorzystać, żeby ocenić, czy jesteśmy w stanie danej osobie powierzyć prowadzenie swoich spraw.
