Polskie prawo nareszcie dostrzegło pracę zdalną. W 2023 roku mają wejść przepisy regulujące home office, na które pracownicy czekali od dawna. Przyglądamy się jak będą wyglądały te zmiany.
Badania pokazują, że do tej pory aż 89% firm wdrożyło hybrydowy model pracy. Większość pracowników w tych firmach pracuje zdalnie w zakresie 2-3 dni w tygodniu, 24% pracowników pracuje głównie z biura, a 18% wykonuje pracę w trybie, w którym przeważa praca zdalna. Jednocześnie tylko 24% firm, w których do tej pory pracowało się tylko stacjonarnie, chce nadal utrzymać ten rodzaj pracy. Za tą rzeczywistością nie nadąża polskie prawo, lecz od 2023 roku ma się to zmienić.
ClickMeeting, platforma do organizacji wideokonferencji, poprosiła polskich pracowników i pracodawców o ocenę nowelizacji kodeksu pracy w zakresie m.in. wprowadzenia do niego pracy zdalnej. 40% badanych pracowników jest zdania, że zmiany te są dla nich korzystne, a 13% jest odmiennego zdania. Zarazem aż połowa (52%) Polaków nic nie wie o szykowanych zmianach. Jeśli należysz do tej grupy, czas to zmienić.
Pamiętajmy przy tym, że zgodnie z prawem wszystkie omawiane tu zasady dotyczą wyłącznie pracowników zatrudnionych na umowę o pracę. Umowa o dzieło, umowa zlecenie, umowa b2b i inne nie dają w ogóle zleceniodawcy tytułu do tego, aby wymagał od nas pracy w określonym miejscu. Jeśli pojawiają się takie wymagania, zachodzi już stosunek pracy, a uciekanie w takiej sytuacji w umowę cywilnoprawną jest niezgodne z prawem.
Krótko o historii projektu zmian
Przed rokiem 2020 home office najczęściej bywał jednostkowym uzgodnieniem pomiędzy pracownikiem a firmą. Stan ten oczywiście diametralnie zmieniła pandemia, kiedy wiosną 2020 r. na tę formę pracy przeszły niekiedy całe przedsiębiorstwa i instytucje. Co na to prawo? W trybie kryzysowym specustawy covidowej z marca ’20 znalazł się przepis, który w czasie epidemii pozwalał pracodawcom wysyłać pracowników na pracę zdalną bez ich zgody.
Kiedy okazało się, że praca zdalna na dłużej zagości w polskich realiach, jesienią 2020 rozpoczęto prace nad nowelizacją kodeksu pracy (KP). Wydawało się wówczas, iż zmiany powinny zostać uzgodnione sprawnie, gdyż wszystkim stronom (rządowej, związkowej i pracodawcom) zależało na jak najszybszym uporządkowaniu tej sprawy. Pracownicy dopominali się dodatków za m.in. koszty mediów, pracodawcy nie wiedzieli, kto w takiej sytuacji odpowiada za wypadek pracownika podczas świadczenia pracy w formie zdalnej etc.
Pierwszy projekt nowelizacji KP pojawił się w końcu w maju 2021 roku. Jak w każdym projekcie dotyczącym zmian w prawie pracy, miał za zadanie wyważyć interesy pracodawców i pracowników, a zdania czy się udało, były podzielone. Prace więc znowu się przeciągnęły, aż projekt zmieniony i połączony z projektem przepisów o… badaniu trzeźwości podczas pracy trafił w czerwcu tego roku do Sejmu.
W końcu kilka dni temu, 16 listopada sejmowa komisja nadzwyczajna do spraw zmian w kodyfikacjach przyjęła ostateczną wersję noweli kodeksu pracy wprowadzającą możliwość świadczenia przez pracowników pracy zdalnej i skierowała go do dalszych prac w Sejmie. Jeśli podczas drugiego czytania w Sejmie zaplanowanego na grudzień posłowie przyspieszą prace nad uchwaleniem zmian, trafią one do Senatu, a następnie Prezydenta. Jest bardzo realne, że przepisy o pracy zdalnej wejdą w życie w I kwartale 2023 roku.
Co nowego w kodeksie pracy?
Zgodnie z projektem zmian, zasady wykonywania pracy zdalnej trzeba będzie określać w porozumieniu zawieranym między pracodawcą i związkami zawodowymi (jeśli oczywiście takie w firmie w ogóle są). W sytuacji gdy obie strony się nie porozumieją, to firma określi je w regulaminie albo indywidualnie, w porozumieniu z pracownikiem.
Zupełnie nowa opcja, najciekawsza z naszego punktu widzenia, to wprowadzenie pracy zdalnej na wniosek pracownika. Uzgodnienie takie będzie mogło być zawarte przed lub w trakcie zatrudnienia. Każdy pracownik będzie mógł zatem złożyć wniosek o zastosowanie pracy zdalnej, a pracodawca powinien go rozpatrzyć pozytywnie. I tu pojawia się, zdaniem ekspertów, pewien problem, bo chociaż w projekcie zapisane jest, że pracodawca powinien wyrazić zgodę na pracę zdalną w miarę możliwości, to jednak nie ma takiego obowiązku. Stwierdzenie to wydaje się być mało konkretne i otwiera furtkę do odmowy bez podania jakiegokolwiek uzasadnienia. Według projektu pracodawca nie będzie mógł natomiast odmówić pracy zdalnej m.in. rodzicom, którzy wychowują dziecko do 4. roku życia, rodzicom, którzy opiekują się osobą z niepełnosprawnością i kobietom w ciąży. Chyba że będzie to całkowicie niemożliwe ze względu na organizację pracy lub rodzaj pracy wykonywanej przez pracownika.
Zgodnie z projektem ustawy, praca może być wykonywana w dowolnym wskazanym przez pracownika i uzgodnionym z pracodawcą miejscu. To niezwykle ważny zapis, który wymagać jednak będzie spełnienia pewnych formalności. Pracodawca zobowiązany będzie do przygotowania oceny ryzyka zawodowego dla pracy zdalnej oraz informacji BHP dla pracowników. Kolejnym dokumentem do przygotowania będą procedury ochrony danych osobowych podczas pracy zdalnej. Pracodawca będzie upoważniony do kontroli wykonywania pracy przez pracownika w domu, warunków BHP oraz przestrzegania ochrony danych osobowych.
W każdym momencie pracodawca lub pracownik, którzy uzgodnili pracę zdalną w trakcie trwania umowy o pracę, będą mogli złożyć wniosek o powrót do trybu stacjonarnego. Po złożeniu takiego dokumentu powrót do pracy stacjonarnej będzie musiał nastąpić najpóźniej w ciągu 30 dni.
Poza powyższymi regulacjami, praca zdalna może być wykonywana okazjonalnie przez każdego pracownika, na wniosek złożony w postaci papierowej lub elektronicznej, w wymiarze nieprzekraczającym 24 dni w roku kalendarzowym.
Od początku pandemii i przejścia na home office, pracownicy domagali się uregulowania kwestii kosztów pracy zdalnej ponoszonych w nowych realiach z kieszeni pracowników. Nowy kodeks mówi o tym dobitnie – koniec z pracą zdalną finansowaną przez pracownika. Pracodawca będzie zobowiązany zapewnić pracownikowi materiały i narzędzia niezbędne do wykonywania pracy zdalnej. Pracownik po uzgodnieniu z pracodawcą będzie mógł co prawda korzystać z własnego sprzętu do pracy zdalnej, jednak w takim wypadku należny mu będzie ekwiwalent. Pracodawca będzie też musiał pokryć koszty energii elektrycznej oraz usług telekomunikacyjnych niezbędnych do wykonywania pracy zdalnej. Zwrot kosztów może nastąpić w wartości realnej lub w formie uzgodnionego między stronami ryczałtu. Przy ustalaniu wysokości ekwiwalentu oraz ryczałtu pracodawca musi wziąć pod uwagę realne ceny materiałów i urządzeń, a także ceny prądu i usług telekomunikacyjnych.
Warto śledzić dalsze losy zmian w kodeksie pracy, gdyż ich wejście w życie to już całkiem nieodległa perspektywa. Będziemy Was o tym na pewno informować.
***
Z pełną treścią projektu zmian w kodeksie pracy możesz zapoznać się na stronie sejmu.
