Jak poradzić sobie z problemami komunikacyjnymi pracując zdalnie?

27.10.21
Powered by

Skuteczna komunikacja interpersonalna to jeden z najważniejszych elementów harmonijnego funkcjonowania każdej społeczności. Jak wszyscy wiemy, nie odbywa się ona jedynie na płaszczyźnie werbalnej.

Poza słowami, mamy do dyspozycji cały szereg środków wyrazu, takich jak mimika, gesty, dotyk… Pandemia znacznie ograniczyła te zasoby, wprowadzając dystans, który zmusił nas do rozwijania nowych metod komunikacji, pozwalających na utrzymywanie relacji na odległość.

Po przyspieszonym kursie pracy i nauki zdalnej wszyscy już pewnie zdążyliśmy się przekonać, że nie jest to łatwe zadanie. Brak możliwości bezpośredniego kontaktu z rozmówcą rodzi ryzyko powstawania różnych problemów komunikacyjnych. Jak sobie z nimi radzić, żeby być zrozumianym i rozumieć innych? Spróbujmy się wspólnie zastanowić.

Jak to się zaczęło… 

W marcu 2020 roku w większości polskich firm wprowadzono, jak się wówczas wydawało, tymczasową pracę zdalną. Nowa rzeczywistość dosłownie nas przygniotła, a w organizacjach zaczęły pojawiać się problemy z komunikacją. Bo to właśnie komunikacja angażuje czynnik ludzki najbardziej, a jak możemy mówić o interakcji, jeśli nie tylko pracujemy z domu, ale także spędzamy w nim większość czasu? 

Jak jest teraz…

Oczywiście, każdy z nas jest teraz mądrzejszy o ponad roczne doświadczenie pracy zdalnej, a największe obostrzenia są już za nami. Jednak wiele przedsiębiorstw zdecydowało, że praca zdalna to doskonałe rozwiązanie dla ich firm i pracowników. Postanowili wprowadzić taki tryb na stałe, zwykle w postaci hybrydowej czyli pracy częściowo w biurze, a częściowo z domu. 

Tak więc z pewnością nie możemy powiedzieć, że mamy to już za sobą, a raczej zacząć poprawiać swoje kompetencje w zakresie komunikacji na odległość, w czym powinny wam pomóc poniższe wskazówki. 

Zasady są po to, by ich nie łamać 

Bez ustalenia ogólnych zasad komunikacji, nie ma… komunikacji. To zadanie przede wszystkim dla liderów zespołów. Jasne wytyczne odnośnie komunikacji wewnętrznej w firmie powinny być znane, szanowane i przestrzegane przez wszystkich pracowników. 

Powinieneś o tym pomyśleć nawet, jeśli jesteś mikro przedsiębiorcą lub masz wolny zawód. Twoja zdalna komunikacja z klientami czy partnerami z pewnością na tym skorzysta.

Odpowiednie narzędzia

Zacznij od wyboru i wdrożenia głównych narzędzi komunikacji. Zdecyduj czy chcesz zostać tylko przy mailach, czy może włączyć coś bardziej interaktywnego, jak Skype, Zoom lub Microsoft Teams. Można na przykład ważne sprawy załatwiać mailowo, a proste codzienne tematy przez komunikator firmowy.

Spotkania, dyskusje, burze mózgów na pewno lepiej zafunkcjonują na dedykowanych do tego platformach, ale już ich podsumowania czy ustalenia warto mieć na mailu, do którego łatwo można wrócić w razie potrzeby.

Pracownik siedzący przed komputerem podczas videokonferncji
Foto: Shutterstock

Kwestii do przemyślenia i wdrożenia jest oczywiście znacznie więcej. Należą do nich m.in. godziny spotkań, ich agenda i czas trwania, tematy, które każdy uczestnik powinien przygotować oraz sposób ich przedstawienia. Im czytelniejsze i nie pozostawiające miejsca na wątpliwości zasady, tym łatwiej będzie ich przestrzegać, a to z kolei pozwoli zminimalizować problemy komunikacyjne. 

Rozmów się z konfliktem

Styl i ton komunikacji, na przykład e-mailowej, nie zawsze pozwala nam właściwie odczytać intencje autora. Wszyscy mamy inny rodzaj ekspresji i niekoniecznie to co nam się wydaje było motywacją współpracownika.

Warto mieć to zawsze z tyłu głowy i zamiast dać się ponieść negatywnym emocjom, chwycić za telefon i wyjaśnić sprawę. Wydaje się to banalnie proste, ale bywa niezwykle trudne, bo gdy coś dotyka nas osobiście, ma dla nas zwykle najwyższy priorytet i przesłania racje innych osób.

Na pewno zdarzyło ci się stracić kilka godzin pracy na bezsensowną wymianę maili, z której nic dobrego nie wynikło, a twoje relacje ze współpracownikiem tylko się pogorszyły. A potem okazywało się, że ktoś z was coś źle zrozumiał, emocje wzięły górę i rozpoczęło się znane wszystkim „odbijanie piłeczki”. W sytuacjach, które mogą rozpocząć kryzys w komunikacji, bezpośredni kontakt, który w łagodny, ale skuteczny sposób rozwiąże dany problem, jest najlepszym wyjściem z sytuacji. 

Regularne spotkania biznesowe 

Większość organizacji jest przyzwyczajona do regularnych spotkań wewnętrznych i zewnętrznych. Warto rutynę tę utrzymać również w czasach pandemii, gdyż jest to kolejny, bardzo ważny fragment układanki, pozwalającej uniknąć konfliktów komunikacyjnych. 

To właśnie spotkania, również te online, są po to, aby każdy powiedział jasno i klarownie co myśli na dany temat. To także miejsce wymiany zdań, narodzin wielu nowych pomysłów, czas, w którym możemy się rozwinąć i nawiązać interakcje z kolegami z pracy lub współpracownikami. 

Właśnie dlatego spotkania biznesowe są potrzebne i powinny odbywać się regularnie. Warto jednak pamiętać, że nie należy ich zbytnio przeciągać w czasie – wówczas stają się męczące i zniechęcające. Ma być szybko, zwięźle i na temat – wtedy każdy utrzyma na spotkaniu odpowiedni poziom energii.

Brak interakcji na żywo i pomysł na jej zawiązanie

Pamiętacie jeszcze te wspaniałe czasy wspólnej kawy w kuchni? Albo spontanicznych pogawędek w korytarzu? Te formy swobodnej komunikacji są nie do przecenienia. Wiele ważnych informacji w firmie krąży właśnie takim nieformalnym obiegiem. Nie mówiąc już o tym, że pozwala to utrzymać dobre koleżeńskie relacje. Jeśli ten czas minął u was bezpowrotnie, warto pomyśleć o jakimś substytucie. 

Grafika nawiązująca do świętowania przed ekranem
Foto: Shutterstock

Dobrym pomysłem jest wprowadzenie tzw. wirtualnej kawy czyli krótkich regularnych spotkań online (np. raz w tygodniu), podczas których nie rozmawia się na tematy firmowe, ale po prostu o tym, co u nas słychać. Dowiadując się rano, że ktoś jest niewyspany albo przeziębiony, będziesz mieć dla niego więcej zrozumienia podczas wspólnej pracy nad projektem firmowym. A może ktoś zainspiruje cię swoją pozytywną energią po porannym spacerze z psem? 

Wiele firm i pracowników, którzy zdecydowali się na takie rozwiązanie, bardzo je sobie chwali, gdyż wprowadza w naszą nową rzeczywistość odrobinę starej dobrej normalności. 

Komunikacja po godzinach 

Praca zajmuje nam dużą część życia, dlatego rzadko podchodzimy do niej bez emocji. Nasi współpracownicy i koledzy z pracy stają się z czasem dobrymi znajomymi, a nawet przyjaciółmi, z którymi lubimy spędzać czas również po godzinach. 

Dystans i reżim sanitarny na jakiś czas odebrały nam tę możliwość i wciąż istnieje realne ryzyko „powtórki z rozrywki”. Ale i na to są sposoby. Nieformalna firmowa grupa na Messengerze czy WhatsUpie, na której można wymienić się fotkami lub żartami, pozwoli pozostać w kontakcie i zacieśni koleżeńskie relacje.

Empatia w komunikacji 

Gdy już będziesz mieć ustalone jasne zasady komunikacji, regularnie omawiać projekty na spotkaniach, uda ci się zrealizować wirtualną kawę, a konflikty rozwiążesz w bezpośredni sposób, pamiętaj, że nie każdemu może to przyjść tak łatwo jak tobie. 

Nie wszyscy urodzili się w erze cyfrowej i są tak oblatani w nowych technologiach jak ty. Nie każdy ma podzielną uwagę i potrafi jednocześnie odpisywać na maila oraz wiadomość w komunikatorze. Dlatego równie ważna jak pozostałe punkty, jest empatia wobec kolegów i koleżanek z pracy. Część z nich na pewno będzie potrzebować twojego zrozumienia, a może nawet pomocy. Czy jesteś na to gotowy? 

Wczuwanie się w sytuację innych to kolejny, bardziej zaawansowany poziom komunikacji, którego osiągnięcia sobie i wam serdecznie życzymy.

Więcej z tej kategorii