Jak zwiększyć swoją produktywność pracując zdalnie?

6 sprawdzonych sposobów na to, jak uczynić naszą pracę zdalną bardziej efektywną – czy to z domu, czy z podróży jako cyfrowy nomada

Możliwość pracy zdalnej, to więcej wolności – możemy pracować, skąd chcemy, a czasem nawet w odpowiadających nam godzinach. Oszczędzamy też czas i pieniądze na dojazdy, mamy więcej swobody, ale ta wolność oraz brak struktury biurowej może powodować pewne rozluźnienie oraz zwiększenie ilości rozpraszaczy. Jak optymalizować pracę zdalną i zwiększać swoją produktywność?

1. Dobry start

Mimo że praca zdalna może być kusząca w związku z odrzuceniem biurowym struktur, to ta pokusa bywa zwodnicza. Po dwunastu latach „na uzdalnieniu” widzę, że struktury są w pracy zdalnej niezbędne. Są jednak one trudniejsze do wypracowania, bo nie są wyznaczone z góry – musimy zbudować je sobie sami. A potem tych wyznaczonych przez siebie zasad przestrzegać.

Moją pierwszą myślą, gdy zaczęłam pracować zdalnie było: „Super, wreszcie będę mogła wstawać, o której chcę”. Wydawało mi się, że w końcu mogę zarywać noce i nie mieć wyrzutów sumienia z powodu „jeszcze tylko jednego odcinka serialu więcej”. Wkrótce jednak odbiło się to na mojej pracy. Podstawą pracy z domu lub podróży jest dla mnie chodzenie spać i wstawanie o podobnych godzinach. Regularne godziny snu oraz wysypianie się są zdrowe dla organizmu i rzutują na cały późniejszy dzień (przeczytaj także: „Sen – kluczowy element Twojego zdrowia i efektywności”). Nawet jeśli szef czy szefowa nie wymaga, byśmy byli w pracy w konkretnych godzinach, warto samemu je sobie wyznaczyć.

Kolejna rzecz to poranna rutyna. Zdrowe śniadanie, spokojna kawa przed pracą. Na mnie świetnie wpływają też poranne ćwiczenia lub spacer – dają mojemu ciału energetycznego kopa. Kiedy jestem w podróży, lubię pójść rano po bułki lub tortille – wędrówka po budzącym się do rana mieście, w pierwszych promieniach słońca jest dla mnie jednym z ulubionych momentów dnia. Małą rzeczą, która zupełnie zmienia mindset, jest zmiana ubrania – nigdy nie pracuję w piżamie ani w tym samym, w czym śpię. Nigdy nie pracuję też z łóżka. Nawet nie odpowiadam z niego na maile.

2. Stwórz biuro poza biurem

Kolejną pokusą pracy zdalnej, która okazała się zwodnicza, była praca z miejsc, które bardziej kojarzyły mi się z relaksem, a nie z pracą. Z czasem nauczyłam się, że praca z łóżka, hamaka, plaży nie jest tak fajna, jak mogłoby się wydawać. Ustanowienie na stałe w domu czy czasowo w podróży miejsca, które będzie naszym biurem, dobrze wpływa na efektywność pracy – czujemy, że przechodząc do tego miejsca lub przestrzeni, przechodzimy z trybu „dom” czy trybu „podróż” do trybu „praca”.

Takie miejsce w domu powinno być oddzielone w jakiś sposób od strefy wypoczynku. Idealnie by było, gdyby był to osobny pokój lub przestrzeń oddzielona od reszty domu jakąś fizyczną przegrodą – na przykład regałem lub zasłoną. W podróży całkiem fajnie sprawdzają się coraz popularniejsze coworkingi, czyli przestrzenie biurowe, które można wynająć na dzień, tydzień czy miesiąc – na początku może wydawać się to zbędnym wydatkiem, ale takie fizyczne pójście do pracy może naprawdę okazać się zbawienne dla naszej produktywności i oddzielenia pracy od reszty życia. W hostelach znajduję cichy kącik, zakładam słuchawki. Kiedy pracuję z hotelu czy AirBnb, zawsze szukam miejsc ze stołem lub biurkiem, by nie pracować z łóżka i zawsze siedzieć w wygodnej pozycji.

Miejsce pracy powinno być przede wszystkim wygodne dla naszego organizmu – nie oznacza to jednak, że zawsze musimy siedzieć na klasycznym krześle – o alternatywnych pozycjach do pracy piszemy tutaj. To, że przenosimy biuro z pracy do domu, nie oznacza też wcale, że musimy przenosić tam jego ascetyczny i neutralny styl – nasz prywatny home office może być kolorowy, ważne, by był przyjemny i budził pozytywne skojarzenia. Przy tym jednak miejsce powinno być jasne, z dużą ilością światła dziennego, a jednocześnie niezagracone i bez zbędnych rozpraszaczy.

3. Unikaj rozpraszaczy

Największym wrogiem mojej produktywności są bez wątpienia rozpraszacze. Dlatego staram się od nich odcinać – kiedyś u mnie non stop grało radio, ale widzę, że nie wpływa to dobrze na moją pracę. Lepsza jest spokojna, nieangażująca muzyka, najlepiej specjalnie przygotowana playlista (przez nas samych albo jedna z gotowych składanek do pracy) – żeby nie rozpraszać się wybieraniem utworów w trakcie wykonywania obowiązków.

Druga sprawa to domownicy i inne osoby wokół – nie wszyscy, wśród których przyszło mi pracować, rozumieli, że moja praca z domu czy z podróży jest tak samo ważna jak ta z biura. Dlatego zawsze staram się wytłumaczyć, że w danych godzinach będę pracować i proszę o to, żeby mi nie przeszkadzać. Staram się też nie mieć widoku na inne rzeczy do zrobienia: na stertę brudnych naczyń, rośliny do podlania czy podcięcia – żeby w trakcie pracy nie zajmować się sprawami domowymi zamiast zawodowymi.

Rozpraszaczem numer jeden są social media. Podczas pracy staram się mieć wyciszony telefon albo też wyłączyć na ten czas powiadomienia z aplikacji, które służą mi głównie do rozrywki – dzięki temu nie przegapię ważnego telefonu czy maila z pracy, ale nie wsiąkam nagle w media społecznościowe na kilkanaście minut. Pomocne mogą też okazać się aplikacje, takie jak RescueTime (monitorująca czas spędzony na poszczególnych stronach internetowych i aplikacjach), Freedom (blokująca dostęp do stron internetowych i aplikacji, które rozpraszają uwagę) czy Forest (pomagająca skupić się na pracy poprzez tworzenie wirtualnego lasu, który rośnie, gdy nie korzystamy z telefonu).

4. Zaplanuj pracę

Dobrym pomysłem jest rozpoczęcie pracy od sporządzenia sobie listy zadań na dany dzień (niekoniecznie pisemnego, może być w głowie) i ustalenia ich kolejności. Ustalanie takich dziennych celów nie tylko pomoże ustrukturalizować pracę, ale być do niej motywacją. Ja mam dość powolne poranki, więc wolę zaczynać od mniejszych, mniej wymagających zadań, żeby się rozkręcić – na początku odpisuję na mejle, sczytuję jeszcze raz rzeczy, które zrobiłam poprzedniego dnia. Wiem jednak, że są osoby, które wolą zaczynać od większych zadań, a na koniec zostawiać sobie te mniejsze – wszystko zależy tu od Ciebie i Twojego rytmu pracy.

Klasycznym narzędziem do planowania pracy jest też Matryca Eisenhowera (tłumaczona też jako Macierz lub Matrix Eisenhowera), która dzieli zadania na cztery grupy wedle dwóch kryteriów: ważności i pilności, zgodnie z rzekomymi słowami byłego prezydenta USA: „To, co pilne, rzadko bywa ważne. To, co ważne, rzadko bywa pilne”. W pierwszej kolejności powinniśmy się zabrać oczywiście za zadania jednocześnie ważne i pilne, ale w drugiej właśnie raczej za te, które są ważne, ale niepilne, a nie te, które są pilne, ale nieważne. Dostrzeżenie różnicy między ważnością a pilnością jest jedną z bardziej przydatnych umiejętności przy planowaniu pracy. Warto też nauczyć się sztuki delegowania zadań innym, co wielu z nas – w tym mnie – przychodzi z trudem. Pomocne mogą okazać się też aplikacje i inne narzędzia do planowania pracy, takie jak Asana, Trello czy Todoist. Ja korzystam też z prywatnej bazy danych, bardzo przydatnej w mojej pracy, jaką jest Notion.

5. Komunikuj się z zespołem

Praca zdalna może prowadzić do poczucia izolacji. Dlatego dobrze regularnie komunikować się z zespołem i przełożonymi, by być na bieżąco z projektami, omawiać postępy i rozwiązywać problemy. Taka komunikacja pomoże też poczuć się częścią zespołu, utrzymywać więzi i będzie okazją do wymiany informacji oraz ploteczek na branżowe tematy. Dzięki takiemu kontaktowi będziemy na bieżąco ze wszystkim, co się dzieje w firmie, a to wpłynie dobrze na naszą pracę oraz możliwości rozwoju.

Należy jednak w tej kwestii pamiętać o kilku rzeczach. Wirtualna komunikacja wymaga większej jasności i przejrzystości niż ta twarzą w twarz. Powinno się używać prostego i klarownego języka, jasno formułować informacje, by każdy bez problemu mógł je zrozumieć. W razie wątpliwości – pytajmy, by uniknąć nieporozumień, a jeśli to my wydajemy polecenia – upewniajmy się, czy komunikat został właściwie zrozumiany. Kolejną ważną kwestią jest unikanie nadmiaru przekazywanych informacji, który może prowadzić zagłuszania tych naprawdę ważnych. Na czacie grupowym staram się unikać offtopów, pisania o moim życiu prywatnym czy wysyłania memów. Nic bowiem tak nie rozprasza mnie w pracy jak nieustanny czat pracowy o niczym. Kolejną sprawą są wideokonferencje, które mogły być mejlem. Tego typu spotkania są ważne, ale bywają naprawdę czasożerne – warto zastanowić się, czy naprawdę są w danym przypadku konieczne.

6. Rób przerwy i chroń czas wolny

Przerwy w pracy niby są oczywistą rzeczą, ale ja jednak często o nich zapominam. Świetną metodą jest Pomodoro, która polega na pracy przez 25 minut i krótkich przerwach – więcej na ten temat piszemy tutaj. Przerwy nie powinny polegać tylko na sprawdzaniu social-mediów, ale raczej na odejściu od komputera i pozwolenie, by wzrok odpoczął od ekranu. Dobrze się trochę poruszać – przejść się po domu, zrobić krótką gimnastykę, podlać rośliny. Najlepszym pomysłem jest wyjście na chwilę na zewnątrz – na przykład na szybki spacer z psem. Na mnie kojąco działa po prostu popatrzenie na coś zielonego – na przykład na drzewa za oknem.

Praca zdalna może zacierać granice między życiem zawodowym a prywatnym oraz sprzyjać siedzeniu po godzinach. Ważne jest, aby ustalić jasne granice i chronić swój czas wolny. Unikajmy sprawdzania maili służbowych i wiadomości poza godzinami pracy. Poświęćmy ten czas dla rodziny, przyjaciół i hobby, aby zachować równowagę między życiem zawodowym a prywatnym i uniknąć wypalenia zawodowego. Ustalam swoje godziny pracy i po ich upłynięciu niejako z pracy wychodzę – jest to mój czas wolny, czas święty, który przecież działa na korzyść mojego ogólnego dobrostanu i w rezultacie przekłada się na moją produktywność w pracy.